Відділ документообігу та звернень громадян

Завдання:

- розробляє інструкцію з діловодства

- організовує та здійснює роботу з документами у виконавчому комітеті ради; координація роботи виконавчих органів міської ради з питань підготовки службової кореспонденції відповідно до державних стандартів, чинного законодавства, Інструкції з діловодства, регламенту роботи виконавчого комітету;  здійснення контролю за розглядом звернень громадян, виконанням розпорядчих та нормативних актів, доручень керівництва;

- співпрацює в процесі виконання покладених на Відділ функцій з іншими структурними підрозділами виконкому міської ради, депутатами, підприємствами, організаціями, установами, громадсько-політичними та релігійними об’єднаннями громад, фізичними особами;

- забезпечує контроль за своєчасним розглядом пропозицій, заяв та скарг громадян, які надійшли до виконавчого комітету міської ради;

- забезпечує контроль за своєчасним розглядом за іншою вхідною кореспонденцією, яка надійшла до виконавчого комітету міської ради;

- інформує міського голову, заступників, керуючого справами про стан роботи із зверненнями громадян та документообігом у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради;

- розробляє та погоджує номенклатури справ, організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовка для передачі на архівне зберігання щодо організаційно-розпорядчих документів діяльності виконавчого комітету та міської ради;

- бере участь у роботі комісій виконавчого комітету з розгляду питань, віднесених до компетенції відділу

- контролює дотримання в структурних підрозділах виконавчого комітету вимог нормативно-правових актів з питань діловодства;

- забезпечує підготовки та здачі звітів, інформацій, запитів віднесених до компетенції Відділу.

- забезпечує ведення державною мовою діловодства та документообігу у виконавчому комітеті міської ради згідно діючих інструкцій, стандартів і правил

- здійснює прийом, попередній розгляд, реєстрацію, облік вхідної, вихідної кореспонденції та звернень громадян, що надійшли до виконавчого комітету міської ради, забезпечує розгляд вхідної кореспонденції міським головою  та передає кореспонденцію до виконання або доведення до відома відповідальних працівників.

- забезпечує обслуговування прийому громадян у Відділі, веде облік пропозицій, заяв і скарг громадян, що надходять до Відділу, контролює строки їх виконання.

- розглядає листи, заяви, скарги громадян та працівників виконкому міської ради з питань, що належать до компетенції Відділу.

- проводить підготовку на видачу характеристик на громадян (згідно наявної при виконкомі міської ради інформації) за письмовою заявою громадян міста та запитами правоохоронних структур (поліція, Центр пробації, тощо).

- здійснює контроль за термінами виконання структурними підрозділами актів, доручень Президента, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів Міністерств, інших органів.

- приймає участь у прямому зв’язку міського голови, за результатами якого готує доручення міського голови відповідним спеціалістам, структурним підрозділам та слідкує за виконанням доручень у встановлені строки. Веде підготовку інших доручень міського голови, заступників міського голови та ходом їх виконання.

- сприяє незалежній організації діловодства, бере участь у перевірках, аналізує форми та методи організації роботи з документами з урахуванням новітніх технологій для подальшого застосування у роботі Відділу.

- розробляє зведену номенклатуру справ виконавчого комітету міської ради.

- забезпечує підготовку матеріалів для розгляду на засіданнях експертної комісії, організовує проведення її засідань з питань експертизи практичної цінності документів, готує та подає їй на розгляд акти про знищення документів, терміни зберігання яких закінчилися.

- готує проекти рішень, розпоряджень міського голови, інших службових документів з питань, що відносяться до компетенції Відділу.

- організовує проведення семінарів-нарад з керівниками та спеціалістами структурних підрозділів міської ради з питань роботи з документами.

- здійснює контроль за строками розгляду звернень громадян і виконанням рішень, які прийняті по заявам, пропозиціям та скаргам громадян, аналізує і узагальнює пропозиції, заяви, скарги громадян, доводить лані аналізу до відома керівництва  виконавчого комітету.

- готує і завчасно надає структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради щотижневі нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів.

- готує та здає звіти, інформацій, запитів віднесених до компетенції Відділу.

- проводить видачу конвертів та марок для вихідної кореспонденції структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради. Щомісячно подає звіти бухгалтерії про використання марок та конверті структурними підрозділами.  Звіти готуються згідно щомісячної інформації  начальників структурних підрозділів та відповідальних осіб.

- відділ зберігає та використовує штампи: «Одержано» та кутовий для вихідної документації, користується круглою печаткою виконавчого органу міської ради  «Канцелярія» в разі необхідності.